転職活動の面接準備で忘れてはいけないものが履歴書です。面接のときに履歴書を提出する場合は、履歴書提出のマナーもきちんと抑えておかなければいけません。
今回は、履歴書の準備をするときに気を付けたい点や手渡しで提出するときのマナーについてご紹介します。
１．履歴書を手渡しする場合も封筒は必須
転職の面接に履歴書を持っていく場合は、封筒に入れて持ち歩くことがマナーです。汚れや折ジワがついた履歴書は、重要書類をぞんざいに扱っているというマイナスのイメージがついてしまうので細心の注意を払わなければいけません。
鞄に入れるときも、クリアファイルを2枚使って封筒全体を覆っておくと、鞄の中で封筒の汚れや折れを防げるでしょう。
また履歴書は、A3サイズの用紙を二つ折りにしたA4サイズの見開きになっていることが多いので、角形A4号か角形2号サイズの封筒を用意すれば書類を折らずに入れられます。
持参する場合は送付状が不要なので、書類は履歴書が一番上に来るようにして、職務経歴書、その他の書類の順で重ね、クリアファイルに挟んでから封筒に入れるのがマナーです。
提出時に書類を取り出すので、封は糊付けしません。封筒の宛名を記入する側を表面として、上下・裏表の向きがそろうように入れます。
２．履歴書を渡すときのマナーをおさえて面接時の印象をアップ
ビジネスマナーも厳しくチェックされている転職では、面接当日の履歴書の渡し方にも注意しましょう。
①．「両手で」「お辞儀をして」「一言を添える」が提出の3ステップ
履歴書は、鞄のサイドポケットや内側の仕切りなど取り出しやすい位置に入れておくと、指示されたときにスムーズに提出できます。
渡すときは、履歴書の向きを相手側に合わせるようにし、きちんと両手で持って差し出します。黙って渡すのではなく、お辞儀をしてから「本日はよろしくお願いいたします」などと一言添えて、礼儀正しく丁寧な印象を残しましょう。
どのタイミングで渡すことになっても、この3ステップを覚えておけば、履歴書を渡すときに好印象を残せます。
②．封筒から出して面接官に手渡す
提出するときは、すぐ目を通せるように履歴書が入ったクリアファイルを封筒から取り出して渡します。封筒の上にクリアファイルを乗せて、封筒ごと手渡すのが良いとされています。
面接官より先に面接を行なう部屋に通された場合は、封筒から取り出したクリアファイルを封筒に乗せた状態で机の上に置いて、面接官が来るまでの間に準備しておきましょう。
履歴書をいつ渡すかは面接官が指示をするので、言われた時に渡せば問題ありません。
履歴書を渡すようなかなか言われなかった場合は、さりげなく「履歴書をお持ちしたのですが」と面接官に伝えても良いですが、面接の終わりに履歴書を提出するパターンもあるので、最後まで言われなかった場合に聞くようにしましょう。
③．受付で渡すときもマナーを忘れない
履歴書の提出で油断してしまいがちなのが、受付で提出するケースです。受付だからといってビジネスマナーを怠ってはいけません。
面接官に渡すときと同じように「両手で」「お辞儀をして」「一言を添える」の3ステップを守るようにしましょう。
受付での態度が見られている可能性もあるので、転職の面接に臨むときは常に礼儀正しい態度を心がけることが大切です。
受付では履歴書の内容をチェックしないので、履歴書は出さずにそのまま封筒ごと渡します。
３．封筒の書き方・選び方でトラブルを回避する
封筒を準備する時は、封筒を見ただけで中身が重要書類だということ、また誰の書類が入っているかがわかるようにしておくと、他の封書と混ざってしまうのを避けることができるでしょう。
筆者作成
郵送時とは異なり、封筒の表面に宛先を書く必要はありませんが、左下に、「履歴書在中」と赤ペンで記載し四角く囲むことで重要書類が入っていることがわかるようにします。履歴書と一緒に職務経歴書やその他の書類を提出する場合は「応募書類在中」と記入するといいでしょう。
書くときは、市販されている専用のスタンプを使用しても問題ありません。大切なのはきれいにわかりやすく記載することです。
筆者作成
裏面は提出日、自分の住所、名前を縦書きで記入して、誰の履歴書かわかるようにします。
また茶封筒は事務的な書類やダイレクトメールに使われることが多く、重要書類だと認識されにくくなってしまうため、封筒の色は「白」がおすすめです。
４．まとめ
転職において履歴書は採用担当者に自分を知ってもらうための大切な書類です。持参するときは、クリアファイルや封筒に入れて、汚くならないよう注意を払います。
提出するときは、きちんと両手で持って丁寧に渡し、一言を添えるなど細かな部分まで気を配って、転職面接において重要である「この人と一緒に仕事がしたい」という印象を残すことを目指しましょう。
