転職成功の鍵となる履歴書・職務経歴書の送付方法とマナー

転職活動のスタートとなるのが履歴書や職務経歴書の送付です。

すでにビジネス経験がある転職は、ある程度のビジネスマナーを身に着けていることが期待されているでしょう。そのため送付マナーがなっているかどうかで、採用担当からの印象が大きく左右されるかもしれません。

ここでは転職の成功につなげるために、封筒の準備や送付状の書き方など職務経歴書の送付方法を紹介します。

１．職務経歴書の送付方法

まず転職活動の準備として、送付方法を知っておきましょう。職務経歴書の送付方法には押さえておくべき3つのポイントがあります。

①．書類送付状を作る

履歴書や職務経歴書の書類送付には送付状が必要です。送付状は、封筒を開けた人に「誰が何のために、どんな書類を送ったか」を伝えるためにあります。

また志望動機や実務経験などを書くことで書類選考担当者の興味を引くことも可能です。郵送のマナーとして送付状は必ず作成しましょう。

②封筒の色とサイズを選ぶ

履歴書や職務経歴書、送付状は、折らずに提出するのがマナーです。郵送中に汚くならないように、クリアファイルに入れてから封筒へ入れます。

角形A4号の封筒はA4ファイルが入るサイズですが、ぴったりなので書類に厚みが出ると入らないことがあります。そのため封筒のサイズは、余裕をもってA4のクリアファイルが入る角形2号がいいでしょう。

封筒の色は白か茶を使うことが一般的ですが、履歴書や職務経歴書の送付には白がいいとされています。茶封筒は事務的な郵便物に使われることが多く、重要度の低い郵便物に紛れてしまうかもしれないからです。

白い封筒の方が重要な書類として目に留まりやすく、そういった面も配慮しているというアピールもできます。

③封筒に書類を入れる

応募書類をクリアファイルに入れる順番は上から送付状、履歴書、職務経歴書の順です。

クリアファイルを封筒に入れる向きは、ファイルと封筒の表面を合わせるようにします。封筒の宛名を書く側を表にしてファイルを取り出した場合、送付状が見える向きで入れましょう。

２．職務経歴書の送付状の書き方

次に、履歴書、職務経歴書の送付状の書き方を紹介します。送付状の作成は手書きとパソコンのどちらでも問題ありませんが、特に理由がなければパソコンで書く方がきれいに作成でき、修正も簡単にできるため便利です。

送付状の形式が選考に影響を与えることはほとんどないと言われており、手書きかパソコンかということより、書くべきことが記載されていて体裁が整っているかが重視されます。

職務経歴書の送付状には以下のような情報を書きます。

①日付

1行目は履歴書や職務経歴書を提出する日付を記載しますが、郵便で送付する場合はポストに投函する日付を書きます。文章の配置は右揃えにすることが一般的です。

②会社名・担当者名

会社名、担当者の名前を2行で左揃えにして記入します。会社名は（株）と略したりせずに正式名称で書きましょう。担当者の名前を調べてもわからない場合は、「採用ご担当者様」と書いても構いません。

③送り主の情報

送り主である自身の住所、名前、連絡先を書きます。右揃えにして、郵便番号、住所、連絡先、名前ごとに改行を入るなどレイアウトを整えます。

④書き出しの挨拶

拝啓などの頭言葉、時候の挨拶を入れてから応募経緯を記載します。どの求人媒体を見て応募したかという簡単な説明で問題ありません。

⑤自己PR

これまでの経歴や志望動機を簡単にまとめます。もし入社したらどのように会社に貢献できるのか、こういった実績があるので応募したという流れで書くのがおすすめです。

⑥結びの挨拶

書類の選考・面接をお願いする言葉と結語で文章を締めくくります。結語は右揃えにするといいでしょう。

頭言葉、書き始めの挨拶、自己PR、結びの挨拶、結語は、それぞれの段落の間を1行改行して行間を作ると読みやすい送付状になります。

送付する書類の準備ができたら、次は封筒の準備です。

封筒の表面には、中央に正式名称で会社名と担当者名、右端に住所を縦書きで記入します。住所は都道府県からビル名まで省略せずに書きましょう。

左端には、目立つように赤色で「応募書類在中」と書き、長方形で囲んで、応募書類が入った重要な封筒であることが一目でわかるようにします。

封筒の裏面は、左端に自分の住所、連絡先、名前の記入のみです。確実に送付されるよう、郵送に必要な情報が書かれているか最後にきちんと確認しましょう。

また、書類の重さや大きさで郵送料金が変動するため、切手の料金不足がないように、郵便窓口から郵送すると安心です。

４．職務経歴書をメール送付する時の注意点

会社によってはメールで職務経歴書を送付することがあります。その場合は、職務経歴書のPDFにパスワードをかけて、職務経歴書を添付したメールとパスワードの通知メールの2通に分けて送信します。

また採用担当者が一目で採用応募だとわかるよう、件名は「メールの内容/名前」の形式で職務経歴書送付のメールであることを示しましょう。

メール送付では本文ができるだけ簡潔になるよう、自己PRなど長い記載は省きます。宛名、書き出しの挨拶、応募経緯、職務経歴書を送付すること、パスワード通知メールを送ること、締めの挨拶、送り主の住所、連絡先、名前を簡潔にまとめましょう。

５．まとめ

履歴書、職務経歴書の送付は転職を成功させるための最初のステップです。

面接へ進めるよう、送付状の準備から封筒の入れ方、書き方までマナーをしっかりおさえて準備しましょう。