pickup
転職活動で面接を辞退したい!正しい連絡手段と伝え方
スポンサーリンク

2019年の黒字リストラ、2020年のコロナリストラと昨今の日本社会では40代以上の人員整理が進んでいます。

どの企業も業務のITが急速に進み(もしくは必要を感じ急速に導入を検討している)企業に求められる価値が変わってきているのが、その背景にあります。

 

これまでの仕組から、新しい仕組に鞍替えするのには企業には大きなストレスが生じます。

そのため若いうちから、新しい仕組で業務を行ったスキル・経験を持った人材の争奪戦が過熱しているのです。

 

昨今の優秀な経験・スキルを得た求職者(転職者)は複数の内定を得ています。

リクルートキャリア調べでは 約半数が2社以上の内定を得ています。

 

転職活動をしていく中では内定だけでなく、いろいろな理由で進んでいた面接を辞退せざるをえないこともあるでしょう。

今回は、進んでいた転職活動中の面接を途中で辞退する時の手段と伝え方について、ご紹介いたします。

 

 

1.面接辞退するときのポイント

 

転職活動で何らかの事情で面接を辞退したいと考えた時、これまで応対をしてもらっていた企業に対して、誠意を持った対応が必要です。

 

ここでは、面接を辞退する時のポイントについてご紹介していきます。

 

①.速やかに連絡しよう

面接を辞退したい理由ができた時、すみやかに応募企業へ連絡し、その旨を伝えます。

理由としては、企業への負担を少なくするためです。

 

採用活動は、企業と応募者の双方にとって、大きな作業です。特に転職者の募集を掛けている場合、タイトスケジュールで採用活動を行っているケースが多く、面接官との日程調整や応募者への連絡、資料作り、会場準備など作業内容は多岐に渡ります。

 

辞退者が出ますと、日程や資料作りなど再調整が必要になる場合があります。断りの連絡は入れにくいものですが、面接を辞退する意志が決まりましたら、早めに採用担当者に連絡を入れましょう。

 

②.連絡手段を電話にする時のポイント

辞退の連絡を電話でする場合、時間が長くならないよう事前に伝える内容をメモし、企業の営業時間内に連絡を入れます。

 

辞職理由は簡潔に述べ、詳しい理由を聞かれたら企業へ失礼のない程度に正直に回答しましょう。

 

特に面接日が迫っている場合は、メールでなく電話にした方が確実です。担当者が席を外している場合は、電話口の相手に担当者の都合を聞き、面接辞退の伝言をお願いします。最後に自分の連絡先を伝え、再度担当者の都合の良い時間内に採用担当者へ連絡を入れるようにします。

 

電話する時間帯は、企業の営業時間内で、できれば始業時間の1時間後と終業時間の1時間前、お昼前後は避けるようにしましょう。

 

③.連絡手段をメールでする時のポイント

面接辞退の連絡をメールで行う方法もあります。メールは文面で残るので、伝えた、聞いていないというトラブルを避けるために有効です。

 

また文面をしっかり考えてから、連絡できるメリットもあります。電話連絡をしたが、何度も担当者の不在が続き連絡が取れないといったケースには、電話口に出られる方の負担を減らすため、メールで連絡を取るのも良いでしょう。

 

④.絶対NG!無断欠席

断りの連絡は勇気がいります。連絡をずるずる引き延ばしているうちに、とうとう連絡しそびれてしまったなどいうことは大きなマナー違反です。

 

直接電話で話しにくい場合は、メールでも良いので必ず連絡を入れるようにしましょう。狭いビジネスの世界では、辞退した企業と今後も付き合いが出てくるかもしれません。最低限のマナーは守るようにしましょう。

 

2.辞退理由は簡潔かつ誠意を持って

 

辞退の連絡をする時は、辞退する理由、お詫びと感謝の言葉などを簡潔に伝えます。採用担当者は、辞退者がいるのはある程度想定内なので、過度に申し訳なく思う必要はありません。

 

辞退理由を長々と話したり、何度も謝罪を繰り返したりする必要はありません。簡潔に誠意をもって、辞退の旨を伝え短時間で済ませましょう。

 

3.面接辞退時する時の例

 

いざ面接を辞退しようとしても、どのように伝えれば失礼にならないか悩む方も多いでしょう。電話で面接を辞退する時の例、メールで辞退する時の例をそれぞれご紹介いたします。

 

①.電話で辞退する時の例

電話で面接を辞退する時の例文です。メモなどに伝えることを記入し、失礼のないように丁寧に対応することが大切です。

自分:お世話なっております。先日〇日に1次面接を通過させて頂きました○○と申します。採用担当のA様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当者(Aさん):はい、採用担当のAです。

自分:先日はお時間を頂き、1次面接採用通過の連絡を頂きましてありがとうございます。せっかく頂いたご連絡だったのですが、大変申し訳ありませんが、諸事情により辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。

採用担当者(Aさん):差支えなければ、辞退される理由についてお聞かせいただけますか。

自分;あいにく他の企業より内定の通知を頂きまして、そちらの会社で自分の力を発揮したいと考えました。

採用担当者(Aさん):残念ですが、承知いたしました。

自 分:大切なお時間を頂きましたのに申し訳ありません。それでは失礼いたします。

企業側も、このような辞退は想定の範囲内として理解しています。

そのため複数人の選考を平行して進めているのです。ですから辞退をする場合は速やかに報告をいただきたいと考えています。

 

※報告が遅れると、企業も「この人は採用できるかも、次の面接の調整しないと、並行している進めている人の面接はこの人の合否が出てからにした方がいいかな」など余計な時間を使ってしまうのです。

 

②.メールで辞退する時の例

続いて、メールで辞退する場合の例文についてご紹介いたします。件名を見ただけで誰からの辞退連絡かわかるように、件名に氏名をフルネームで入れるようにします。

件名:面接辞退のご連絡 ○○○○(○には氏名が入る)

本文:株式会社 △△△
    採用担当 □□□□ 様

   お世話になっております。

   先日面接ご連絡を頂いておりました○○○○と申します。

   この度は誠に勝手ながら諸事情により、面接を辞退させて頂きたくご連絡させて頂きました。

   貴重なお時間を頂いておりながら、大変申し訳ありません。

   本来直接お詫びをしなければならないのですが、取り急ぎメールでのご連絡とさせて頂きます。

 

4.まとめ

 

転職活動中の面接辞退の正しい連絡方法や伝え方についてご紹介してまいりました。大切なポイントは迅速かつ丁寧な対応を心がけることです。

 

面接を辞退する作業は、大変気が重い作業ですが、誠実と感謝の気持ちを持ち、マナーを守って対応しましょう。

スポンサーリンク

Twitterでフォローしよう

おすすめの記事