インターンシップに参加したあと、お礼状を出すほうがいいのか、出すならメールと手紙のどちらがいいのか迷う学生は少なくないでしょう。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものなので必ず出す必要はありませんが、せっかく出すなら好印象を残したいですよね。
この記事では、お礼状を出すときのビジネスマナーや気をつけたいポイント、例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
１．インターンシップのあとのお礼状は出すのがマナー？
インターンシップに参加したとき、お礼状を出すか出さないか迷うことがあります。インターンシップの期間にもよりますが、1日に多くの学生が参加するようなものであるなら、お礼状を出さなくても特に問題ありません。
しかし、数日から数週間に渡る長いインターンシップに参加したような場合には、お礼状を出して感謝の気持ちを伝えるほうが好印象を与えます。出さなかったことが大きくマイナスとして評価されることはほとんどありませんが、もし不採用となったときに「お礼状を出さなかったせいかも」と考えることになるくらいなら、ベストを尽くすという意味でも出すことをおすすめします。
２． インターンシップ後にお礼状を出すタイミング
お礼状を出すと決めたなら、インターンシップが終わってからできるだけ早いタイミングで出すようにしましょう。終了間もないほうが、インターンシップの印象が強く残り、心からの感謝の気持ちを書き記せます。また受け入れ側も時間がたつと、日々の業務に追われて印象が薄れていってしまいます。
手紙で送る場合には、インターンシップ終了から2〜3日以内には投函し、1週間以内には届くようにしましょう。メールであれば、インターンシップ終了当日から翌日の早いタイミングで送るのがベストです。
３．お礼状はメールと手紙のどちらがいい？
お礼状を送るのに、メールと手紙のどちらがいいのか迷うところですが、可能な限り手書きで送ることをおすすめします。ビジネスシーンでもメールでお礼を伝えることはありますが、やはり手紙、それも手書きのほうが丁寧で心がこもった印象を受けるためです。
しかし、手紙となると気が重い、誤字を何度も書き直すのに時間がかかるなど、タイミングがどんどんズレてしまうようなら早めにメールで送ってしまいましょう。手紙を送るのをずるずる引き延ばし、結局出すタイミングを失った…となってしまうぐらいなら、メールを送るほうがまだ好印象です。
４．手紙でお礼状を出すときの注意点
手紙でお礼状を出すときには、いくつか注意点があるので紹介します。
①便せんや封筒、切手はシンプルなものを選ぼう
まず便せんや封筒は、白で無地のものを使用するようにしてください。キャラクターやイラストが入った便せんは、ビジネス用途には不向きですし、子どもっぽい印象を与えます。
また茶封筒は、正式な事務文書には使用しますがお礼状にはあいません。清潔感があって爽やかな、学生らしい印象を与える白の無地を選びましょう。
同じ理由で、切手も記念切手やイラストが入ったものではなく、普通の切手を選ぶようにしてください。
②宛名の書き方に気をつけよう
インターンシップのお礼状は、ビジネスマナーを守ることが大切です。宛名は、企業名と部署名に「御中」をつけ、人事担当者などお世話になった個人宛なら部署名のあとに名前を書いて「様」をつけます。
インターンシップでお世話になった人が複数いる場合には、部署宛として送るのが賢明です。お世話になった人全員の名前を書いても問題ありませんが、あまりに人数が多いと見栄えがよくありません。また、役職の高い人から名前を書く必要がありますが、その順番を間違えてしまったらかえって失礼にあたるため、注意しながら書きましょう。
５．お礼状の基本事項と例文
インターンシップのお礼状には、お世話になったお礼の気持ちとともに、インターンシップで学んだことや感想を書くことがポイントです。人事担当者なら、来年の参考にしたいと考える人も多いので、喜んでもらえる可能性が高いでしょう。
実際にお礼状を書くときに使えるフォーマットと例文をご紹介します。
①お礼状に書く基本事項
インターンシップのお礼状を書くときには、以下の手紙のフォーマットをきちんと守るようにしましょう。
＜お礼状の基本事項＞
- 頭語 「拝啓」で始める
- 時候のあいさつ 「拝啓」から1文字分空け、時候のあいさつと相手への敬意を示すあいさつを書く
- 本文 時候のあいさつの次の行に、1文字あけてからインターンシップのお礼を感想を交えて書く
- 結びの言葉 締めくくりのあいさつ
- 結語 「敬具」で結ぶ
- 日付 2文字分空けて、投函する日付を書く
- 署名 自分の名前と大学名や学部などとあわせて下に寄せて記載する
- 担当者の名前 本文と同じ高さに担当者名を記載する
②お礼状の例文
最後に、お礼状の具体的な例文をご紹介します。
お礼状の文面
拝啓
時下、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
○月○日から○日まで、貴社のインターンシップに参加させていただきました、××大学の○○（フルネーム）です。
このたびは○日間もの長期にわたり、大変貴重な体験をさせていただき本当にありがとうございました。
毎日が勉強することばかりで、あっという間の○日間でした。
電話やメール対応、プレゼンテーションの仕方まで丁寧にご指導いただき、学生のうちに実際の仕事を体験できたことはとても貴重な経験になりました。特に、実際にお客様に商品の説明をし、購入して頂けたことは特別忘れられない体験です。
社員の皆様には、お忙しい中サポートして頂きましたこと、心より感謝しております。活気あふれる雰囲気に触れ、貴社の一員になりたいという思いが一層強くなりました。
まずはご指導を頂いたお礼を申し上げたく、お便りいたしました。本当にありがとうございました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます
敬具
令和○年○月○日
東京都○区○丁目○番○号
○○大学○学部○学科 ○○○○（フルネーム）
株式会社○○ 人事部人事課 ○○様
８．まとめ
インターンシップのお礼状は、必ずしも出すべきとはされていませんが、とくに長期のインターンシップに参加した場合には、出した方が好印象を残せます。お礼状は可能な限り手紙で出すようにし、印象が薄れないうちに早めに出すことを心がけましょう。
ビジネスマナーを守ることはもちろん、文章を使い回すことは避け、その企業での特別な経験に触れることがポイントです。今回紹介した例文を参考に、気持ちが伝わるお礼状を出すようにしてください。
