新卒の就活で選考辞退を伝えたい！メールで伝えるときの注意点

新卒で就活をしていて、選考辞退をしたいときに申し訳なさから連絡が億劫になってしまうこともありますよね。

しかし、選考では企業側があなたの話を聞く時間を確保してくれています。迷惑をかけないためにも必ず連絡しなければなりません。

この記事では、新卒で就活をしている人が選考辞退をしたいときに気をつけるべきポイントと、メールで連絡をするときの例文を紹介します。

１． 選考辞退は慎重に決めよう

選考を辞退する前に、もう一度本当に選考を辞退してよいのか考えましょう。選考辞退すること自体は悪いことでもなんでもなく、就活の現場ではありふれたことです。

しかし、選考はいったん辞退してしまうと、取り消しができません。志望度の高い企業から内定が出た場合などは問題ありませんが、他に内定が出ていない中で選択肢を捨ててしまってよいのかは、慎重に考えるようにしてください。

２． 選考辞退の連絡はメールで行う

内定の辞退は電話をし、誠意をもって直接口頭で伝えることがマナーですが、選考の辞退であればメールで伝えても問題ないとされています。

採用担当者は他の業務で忙しくしていることも考えられるため、選考辞退を伝えるためだけに電話口に呼び出すことは控えたほうがよいでしょう。

メールの場合、選考辞退を伝えたことが、記録に残ることもポイントです。あとで辞退した、していないといったもめ事を避けることにもつながりますので、選考辞退はメールで伝えるようにしましょう。

３． 面接の前日や当日などは必ず電話で辞退を伝える

選考辞退は記録を残すためにもメールで伝えるほうがよいのですが、面接の前日や当日に辞退を伝える場合には必ず電話をするようにしましょう。担当者が電話に出られなかった場合でも、電話に出た人に選考を辞退することを伝え、担当者に伝言をお願いしてください。

これは面接の直前まで、担当者がメールを見ない可能性が考えられるためです。メールを見ないまま準備を進めてしまったら、大変な迷惑をかけてしまいます。電話で伝えたうえで、記録に残すためにも「電話でもお伝え済みですが」とメールを送るのがおすすめです。

４． 面接辞退の理由は簡潔に伝える

面接辞退の理由については、聞かれない限りはこちらから伝える必要は基本的にはありません。メールの場合は、事務的な返信がきて終わりの場合がほとんどです。

もし電話連絡をしたときに聞かれた場合には、「ほかの企業から内定をいただいた」「ほかの業界にチャレンジすることにした」といった無難な回答をするとよいでしょう。

５． 選考辞退メールのポイントと例文

選考を辞退するときのメールのポイントと例文を紹介します。選考辞退の連絡をする際に参考にしてください。

①件名はひと目でわかるようにする

メールの件名は、担当者が見たときに選考辞退の連絡であることがひと目でわかるものにしましょう。担当者は忙しく、すべてのメールに目を通す時間がない可能性もあるため、相手の負担を減らすことを考えるのがマナーです。

②メールの末尾には氏名・学校名・連絡先が入った署名を入れる

件名にはフルネームを入れますが、メールの末尾にも氏名や学校名、連絡先が入った署名を必ず入れるようにしましょう。

大企業の場合には、同姓同名の応募者がいないとも限りません。あとでトラブルにならないよう、誰からのメールかを明らかにし、記録に残るようにしておくことが大切です。

③選考辞退メールの例文

６．まとめ 

選考を辞退するときには、直前や当日であれば電話を入れますが、そうでなければメールで連絡して問題ありません。メールの内容は理由や言い訳を書く必要はなく、辞退したい旨を簡潔に伝えるだけでよいでしょう。

選考辞退はいったん伝えてしまうと取り消しができないため、辞退するかどうかをよく考えたうえで行うようにしてください。