企業研究
就活でのメールのビジネスマナーとは?書き方や参考例をご紹介

 

学生が就活やインターンで初めて社会への一歩を踏み出す際、会社との連絡手段としてメールを使うのが主流です。

 

SNSツールで友人や家族と気軽にやり取りする場合と違い、会社との連絡のやり取りするメールでは、ビジネスマナーが求められます。

 

今回は、インターンや就活時におけるメールの基本的なビジネスマナーや書き方の参考例をご紹介します。

 

 

 

 

1.就活やインターンでメールを使う理由

 

 

就活やインターンシップで会社と連絡取る際、メールを使うことが多くあります。やり取りの内容が残る、送信前に何度も読み返す事ができる、読み手の状況に関わらず連絡できるといったメリットがあるからです。

 

また、複数の相手に同じ内容を送ることができたり、CCBCCといった機能もあったりするため、複数人でやり取りを進めていくときに便利です。

 

メールは就職後も必要なツールですので、就活時に基本的なマナーを身に着けておきましょう。

 

 

 

2.ビジネスメールの2つの基本マナー

 

 

それでは、就活時に知っておきたいビジネスメールの基本的なマナーを2つご紹介します。

 

 

①営業時間内に送る

 

メールは基本的にいつでも送付することが可能ですが、出来るだけ営業時間内に送付するのがビジネスマナーです。また、休日や深夜の時間帯に送ると相手がメールを読むのにタイムラグが発生してしまうため、避ける方が良いでしょう。

 

 

②送信前に再度確認をしよう

 

文章を打っている時は気づかなくても、後で読み返すと誤字脱字があったというケースは少なくありません。文面にミスがあると相手に失礼になるため、最後のチェックは必ず行いましょう。

 

また、就活シーズンやインターン生の受けいれ時は多数のメールが届き、担当者が多忙になります。誤字脱字以外にも、文章は簡潔で分かりやすいか、とくに日程と曜日、時間に間違いがないかなどは、送信前に必ず確認することが大切です。

 

 

 

3.ビジネスメールの基本構成

 

 

ビジネスメールの基本的な構成は大きく5つに分けられます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

 

 

①.相手のメールアドレス

 

最初に入力するのは相手のメールアドレスです。誤送信を防ぐためにできるだけ手入力は避け、会社HPや返信メールなどからコピーアンドペーストを行って正確に入れるようにします。

 

 

②.件名

 

次は件名です。件名を見ただけである程度の要件が把握できるように、メールの概要と名前を記載した次のような件名だと読み手に親切でしょう。特に、就活時では、多数のメールが来ることが早世されるため、担当者が探しやすいようにして置く必要があります。

 

<件名の例>

インターンシップの件【××大学 経済学部〇〇(フルネーム)】

 

 

③.宛名

 

続いて本文です。本文の最初には「□□株式会社 ○○部○○課 △△様」といったように相手の部署や所属、氏名などを記載します。

 

ちなみに会社名を記入後改行し、部署名で改行、氏名記入後でも改行というように、会社名、部署名、氏名は3行に分けて記載します。特に氏名や担当部素などの間違えは大きなマナー違反になりますので、注意が必要です。

 

 

④.本文

 

担当者氏名まで記入後、改行後まずは「あいさつ文」を記入します。初回の連絡であれば「初めてメールを送付いたします」と入れ、2回目以降は「お世話になっております」と入れると良いでしょう。

 

その後改行し、自分の学校名、学部、フルネームで氏名を入れてから用件に入ります。内容は簡潔に分かりやすく伝えるように意識してください。最後に「何卒よろしくお願いいたします」など締めの挨拶も忘れずに入れましょう。

 

 

⑤.署名

 

署名では、自分の氏名(フルネーム)、学校、学部、メールアドレスと共に日中連絡が取れる電話番号を記入します。テンプレートを使って事前に作成しておく方法を使うと便利です。

 

 

 

4.ビジネスメール各パターンの参考例

 

 

ビジネスメールにはある一定の決まりがあります。就活時やインターンでよくある事例をご紹介いたします。

 

 

①面接日程についての返信

 

企業から来たメールに返信する場合、件名にリターンの「Re:面接日程のご案内」など「Re」を入れるようにします。また件名の前に「ご確認」など件名だけで用件が分かる言葉を入れるようにします。

 

 

宛先 abc@xxx.co.jp
件名 〈ご確認〉Re:面接日日程についてのご案内

 

○○株式会社
人材部人事課
△△ △△ 様

お世話になっております。
○○大学××学部の△△でございます。

書類選考通過のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

面接日についてですが、下記の日程でお願い出来ますでしょうか。
・〇月△日(月) 10時~

お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△ △△(氏名)
○○大学 ××学部
電話番号 000-0000-0000
Email xyz@xxx.co.jp

 

 

 

②面接辞退の返信

 

次に面接を辞退したい場合の返信についてです。断りの連絡を入れるのは気が重い作業ですが、相手に迷惑が掛からないようできるだけ早めに連絡を入れるようにしましょう。

 

面接辞退をする場合、件名冒頭に「謝罪」もしくは「面接辞退」と入れ、その後に誰からのメールか確認できるように学校名と氏名を入れます。相手へお詫びの気持ちとともに、感謝を伝えることを意識して作成することが大切です。

 

 

宛先 abc@xxx.co.jp
件名 面接辞退のご連絡【〇〇大学 △△】

 

○○株式会社
人材部人事課
△△ △△ 様

お世話になっております。
○○大学××学部の△△でございます。

この度は、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間を頂き選考して頂いたにも関わらず、
このようなご連絡となりまして、誠に申し訳ありません。

また直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを
重ねてお詫び申し上げます。

就職説明会で親切丁寧にご対応頂きましたことを、心より感謝いたします。

またこのようなご連絡になりましたことを、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

△△ △△(氏名)
○○大学 ××学部
電話番号 000-0000-0000
Email xyz@xxx.co.jp

 

 

 

5.まとめ

 

 

就活やインターン時に利用する、メールのビジネスマナーについてご紹介して参りました。メールは落ち着いて作成が出来る、記録が残るなどのメリットがあります。

 

ビジネスメールは、構成や文章に一定の決まりがあります。件名を見ただけで送信相手と内容が分かるように記載するようにし、本文も分かりやすく簡潔にします。

 

就活時には、ビジネスシーンにおけるメールのマナーを押さえ、内定ゲットにつなげていきましょう。

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