就活では履歴書の送付や応募書類の持ち込みなど封筒を使う場面が多くありますが、就活で使う封筒はサイズや色だけでなく、書き方や封の仕方など様々なマナーがあります。
選考と直接関係する部分でないとはいえ、ビジネスマナーが身に着いていることを示すのは、印象をアップするうえでも大切です。
そこで今回は封筒の選び方や書き方のマナーについてご紹介します。
１．就活で使う封筒はA4が折らずに入るサイズ
就活で持ち歩く履歴書やエントリーシートなどの応募書類は、折って封筒に入れると折り目がついて、見栄えが悪くなってしまいます。
そのため、就活で使う封筒はA4サイズの応募書類をそのまま入れられる角2号か角形A4号を使用します。ただしB5サイズの便箋で書いたお礼状などは、長形4号の封筒に三つ折りにして入れましょう。
重要書類を入れるため、中身が透けないしっかりとした紙質の封筒がおすすめです。封筒の色は、ビジネスシーンにおいて請求書の送付など事務で使われることの多い茶封筒より白色の封筒を使用した方がきちんとした印象を与えます。
封筒の表面に赤で「履歴書在中」と四角く囲まれた文字がすでに印字されている封筒もありますが、何も書かれていない一般的な白封筒を使っても問題ありません。
その場合は赤ペンを使って自分で書くようにしましょう。履歴書だけではなくエントリーシートやその他の書類も同封する場合は「応募書類在中」とします。
これは手渡しした後や郵送時に履歴書という重要な書類が入っていることがわかるようするためです。大切に扱ってもらうためにも、封筒には「応募書類在中」の文字を必ず記載するようにしましょう、
２．郵送時は封筒の書き方にもマナーがある
それでは次に、就活で使う封筒の書き方を説明します。履歴書を郵送する際は、大切な履歴書がきちんと採用担当者の手元に届くよう、封筒の書き方にも注意しましょう。
①．住所は正規名称で略さず書く
表面には中央に宛名、右側に住所を書きます。住所は都道府県からビル名まですべて書き、丁目・番地・号など漢字で記載するようにしましょう。
宛名は住所よりもやや大きめの字で書き、住所と宛先の会社名の書き始めの位置を揃えると、バランスがとれきれいに見えます。
②．「御中」「様」を正しく使い分ける
宛名は（株）を用いず、正式名称で「株式会社○○」と書いてから、送付先の部署名や担当者名を記載します。
ここで注意したいのが敬称の正しい使い方です。よく就活の封筒では「御中」が使われますが、「御中」は企業や部署宛ての宛名の場合に使うものなので、個人名には御中をつけません。
求人票やそれまでのやり取りで、担当者の個人名がわかっているなら「○○株式会社人事部 ○○様」と「様」を使いましょう。担当者名が不明の場合は、「○○株式会社人事部 御中」とするか「○○株式会社人事部 採用ご担当者様」とします。
③．裏面には自分の住所と封字をつける
裏面の左側には自分の住所と氏名を記入します。宛先と同じように略さず正式名称で書きましょう。
書類をすべて入れたことを確認したら、スティックのりか両面テープでしっかり封をします。液体のりは封筒がふやけてしまう可能性があるため、使用を避けた方が無難です。
ビジネスシーンでは、郵送する書類の封をした後、きちんと封をしたことを示すために封字を入れることがマナーのため、就活の封筒にも「〆」を付けます。
これは「締め」の意味があるので「×」にならないよう書き方に注意しましょう。封字には他にも「封」や「緘」のゴム印もあります。
３．切手が料金不足にならないよう注意
角2号、角形A4号の封筒は定形外なので切手の金額に注意しましょう。定形外の料金でも、重さによって異なるため、書類をすべて封筒に入れてから測ってきちんと料金を調べる必要があります。
料金不足だと封筒が返送されてしまい、期限に間に合わなくなってしまうかもしれません。受け取り側の企業が負担することになれば、就活に悪影響を及ぼす可能性もあります。
履歴書の郵送で就活につまずいてしまわないように、料金があっているか不安なら、郵便局の窓口で料金を計算してもらって発送するのがおすすめです。
４．まとめ
封筒は履歴書を入れるためのアイテムですが、サイズや色、書き方から封の仕方までビジネスマナーに沿って行なう必要があります。
マナーの欠けた書き方をしていたり封筒が汚かったりすると、履歴書を見てもらう前にマイナスイメージを抱かせてしまうかもしれません。反対に丁寧な字できれいに書かれ、誤字脱字のない封筒は、採用担当者に好印象を与えるでしょう。
たかが封筒とは考えずに、好印象を持ってもらえるよう、細かい点まで注意を払うよう心がけることが大切です。
