企業研究
就活メールのマナーを把握して好印象で就活をスタートする

就活では面接の日程調整、お礼、内定の辞退や承諾などをメールでやり取りすることがあります。企業とのやり取り一つ一つが気にかかる就活では、メール作成も緊張の瞬間かもしれません。

 

しかし、マナーをおさえれば就活メールは難しいものではありません。そこで就活メールのマナーや良い印象を与えるために気を付けるべき点を解説します。

 

 

1.マナーをおさえた就活メールで印象アップ

 

メールはビジネスシーンでも頻繁に使うツールなので、就活の時点でマナーを身に着けている方が良い印象を持ってもらえます。

 

就活生といっても企業とのやり取りはビジネスの場。プライベート感の強いメールアドレスではなく、名前だけのシンプルな就活用のメールアドレスでやり取りをしましょう。

 

他にもビジネスマナーに沿った就活メールを作成するポイントを紹介します。

 

①.返信は「すぐに」もしくは24時間以内

 

ビジネスにおいて密でスムーズなやり取りは大切です。返信が必要な就活メールも基本的には、すぐに、遅くても24時間以内に返信しましょう。すぐに決定できないときは、その旨といつまでに返事ができるか取り急ぎの連絡をするようにします。

 

自動返信メールでなければ、日程の連絡なども、確認をかねて決定した日程と承諾した旨を送るといいでしょう。

 

ただし、返信するタイミングはなるべく企業の就業時間内に行います。送信時間が深夜だと不摂生な生活習慣をイメージされてしまうため、どうしても夜になってしまう人は送信予約機能の活用がおすすめです。

 

②.件名で何のメールかわかりやすくする

 

件名に用件と名前を入れて、誰から来た何のためのメールなのか一目でわかるようにします。「返信ありがとうございます」など挨拶ではなく「面接日程のご連絡」など簡潔かつ詳しい用件を心がけます。

 

同じ用件のまま返信のやりとりが続く場合、Reはそのまま消さずに残しておきましょう。件名が目立たなくなるくらい増えすぎたら12個残して消しても構いません。

 

返信もそれまでのやり取りが本文に記載される引用返信にして、内容を振り返られるようにしておきます。相手のことを考え、心配りができる就活生は採用担当者に好印象を与えるでしょう。

 

③.ビジネスメールの構成を用いる

 

ビジネスメールでは宛名・挨拶・用件・締めの言葉・署名の構成で作成することがマナーです。

 

就活メール例:面接日程調整の返信
件名:Re:書類選考通過と面接日程のご連絡

株式会社○○ 人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部○○学科○年の(氏名)です。
この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

頂きました日程の中から、下記の日程にて面接をお願いしたく存じます。

○月○日(○)〇時~
場所:○○

ご多忙の中、恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------------------------
(氏名)
○○大学○○学部○○学科〇年
〒●●●-●●●●
○○県○○市○○ ○丁目○○番地
電話番号:××××××
E-mail:×××@×××
-------------------------------------------

まず宛名は正式名称の会社名・部署・担当者名もしくは「採用担当者様」とします。その後、初回なら「お世話になります」、すでにやり取りをしているなら「お世話になっております」とあいさつをしてから自分の名前を書きましょう。

 

採用担当者は多くの応募者とやり取りをしているため、名前の前に大学名などをつけ、どこの誰だかわかりやすくすることが大切です。

 

それから簡潔に一言で用件を述べてから、本文を作成していきます。内容に応じた締めの挨拶で終わらせたら、メールの最後に名前、大学名、住所、電話番号、メールアドレスを記載した署名を入れます。

 

どの環境でも読みやすいよう、サイズやフォント、色の文字装飾はせず、文の途中での改行は避けます。1文の区切りでの改行や空白行を設けて段落分けするなどしてビジネスメールとしての体裁を整えましょう。

 

 

2.文章に残るメールだからこそ誤字・敬語には要注意

 

メールは後から読み返すこともできるため、誤字脱字や間違った敬語があると目立ってしまいます。メールの文章が汚いと、仕事も雑でケアレスミスをしやすいのではないかと思われるかもしれません。正しい敬語が使えない新入社員というイメージも付いてしまうでしょう。

 

作成した後は何度か読み直して誤字脱字を徹底的にチェックし、知らずに間違った敬語を使わないよう、間違いやすい言葉遣いを調べておくことをおすすめします。

 

 

3.常に謙虚な態度・感謝の気持ちを込めた文章を心がけよう

 

面接日の希望や内定承諾などをやり取りする就活メールは、常に謙虚な態度と感謝の気持ちが表れている言い回しを心がけましょう。

 

例えば、日程の調整をお願いするときは、印象を悪くしないようきちんと理由を説明して謝罪の気持ちを伝えます。代わりの面接希望日時は3つ以上あげて、一方的にならないようにすることが大切です。

 

日程変更のメール例
件名:【お願い】【面接日程変更について】Re:書類選考通過と面接日程のご連絡
株式会社○○ 人事部
○○様

お世話になります。
○○大学○○学部○○学科○年の(氏名)です。

〇月〇日にお約束しておりました面接の日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。

このたび論文の発表会日程と重なり、

○月○日に貴社へお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程の中で再調整させていただけないでしょうか。

【希望日時】
第一希望:〇月〇日(〇) 〇時~〇時の間
第二希望:〇月〇日(〇) 終日
第三希望:〇月〇日(〇) 〇時~

ご多忙の折お手数をおかけして申し訳ありません。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

-------------------------------------------
(氏名)
○○大学○○学部○○学科〇年
〒●●●-●●●●
○○県○○市○○ ○丁目○○番地
電話番号:××××××
E-mail:×××@×××
-------------------------------------------

 

面接のお礼メールをする場合は、できれば当日、遅くとも翌日までに送るようにし、感謝や面接を通してその企業で働きたい気持ちが強まったことを表現するようにします。内定承諾のメールも謙虚な態度で、その会社で働けることの喜びを表すといいでしょう。

 

4.まとめ

 

就活メールが選考の決定的な部分に影響することはありませんが、マナーをおさえた就活メールで好印象からスタートする就活は、面接時も採用担当者の目に好意的に映りやすく、良い雰囲気の中、進めやすくなります。

 

社会人になったあとも必要なスキルなので、就活メールを通し、良い印象を与える正しいビジネスマナーを身に着けるようにしましょう。

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