就活メールのマナーを把握して好印象で就活をスタートする

就活では面接の日程調整、お礼、内定の辞退や承諾などをメールでやり取りすることがあります。企業とのやり取り一つ一つが気にかかる就活では、メール作成も緊張の瞬間かもしれません。

しかし、マナーをおさえれば就活メールは難しいものではありません。そこで就活メールのマナーや良い印象を与えるために気を付けるべき点を解説します。

１．マナーをおさえた就活メールで印象アップ

メールはビジネスシーンでも頻繁に使うツールなので、就活の時点でマナーを身に着けている方が良い印象を持ってもらえます。

就活生といっても企業とのやり取りはビジネスの場。プライベート感の強いメールアドレスではなく、名前だけのシンプルな就活用のメールアドレスでやり取りをしましょう。

他にもビジネスマナーに沿った就活メールを作成するポイントを紹介します。

①．返信は「すぐに」もしくは24時間以内

ビジネスにおいて密でスムーズなやり取りは大切です。返信が必要な就活メールも基本的には、すぐに、遅くても24時間以内に返信しましょう。すぐに決定できないときは、その旨といつまでに返事ができるか取り急ぎの連絡をするようにします。

自動返信メールでなければ、日程の連絡なども、確認をかねて決定した日程と承諾した旨を送るといいでしょう。

ただし、返信するタイミングはなるべく企業の就業時間内に行います。送信時間が深夜だと不摂生な生活習慣をイメージされてしまうため、どうしても夜になってしまう人は送信予約機能の活用がおすすめです。

②．件名で何のメールかわかりやすくする

件名に用件と名前を入れて、誰から来た何のためのメールなのか一目でわかるようにします。「返信ありがとうございます」など挨拶ではなく「面接日程のご連絡」など簡潔かつ詳しい用件を心がけます。

同じ用件のまま返信のやりとりが続く場合、Reはそのまま消さずに残しておきましょう。件名が目立たなくなるくらい増えすぎたら1～2個残して消しても構いません。

返信もそれまでのやり取りが本文に記載される引用返信にして、内容を振り返られるようにしておきます。相手のことを考え、心配りができる就活生は採用担当者に好印象を与えるでしょう。

③．ビジネスメールの構成を用いる

ビジネスメールでは宛名・挨拶・用件・締めの言葉・署名の構成で作成することがマナーです。

面接のお礼メールをする場合は、できれば当日、遅くとも翌日までに送るようにし、感謝や面接を通してその企業で働きたい気持ちが強まったことを表現するようにします。内定承諾のメールも謙虚な態度で、その会社で働けることの喜びを表すといいでしょう。

４．まとめ

就活メールが選考の決定的な部分に影響することはありませんが、マナーをおさえた就活メールで好印象からスタートする就活は、面接時も採用担当者の目に好意的に映りやすく、良い雰囲気の中、進めやすくなります。

社会人になったあとも必要なスキルなので、就活メールを通し、良い印象を与える正しいビジネスマナーを身に着けるようにしましょう。