企業研究
謝罪文を出すときにはビジネスマナーを厳守!謝罪文の例文紹介

 

どれだけ気をつけて仕事をしていても、ミスは発生します。ミスを起こしてしまったときに迅速に対応し、謝罪するのがビジネスマナーです。

 

今回は相手に謝罪文を送るときに気をつけたいポイントと、謝罪文例を紹介します。

 

 

 

1.ミスがあったときには謝罪文を出すのがビジネスマナー

 

 

仕事でミスがあったとき、速やかに謝罪することはビジネスマナーのひとつです。まずは電話で直接謝罪し、場合によっては直接訪問したうえでお詫びを申し伝える必要があります。

 

しかし、相手が遠方にいる場合など、直接お詫びできないこともあるでしょう。またミスが発覚した時間帯や曜日などによって、電話でお詫びを伝えられないこともあります。

 

そのような時には、迅速に謝罪文を出すようにしてください。メールができるならまずメールで送り、追って手紙を送るとより丁寧です。

 

 

2. 謝罪文を書くときに気をつけるポイント

 

 

謝罪文を書くときに気をつけたいポイントを3つ紹介します。

 

 

①ミスが発覚したらまずは迅速に対応してから謝罪する

 

ミスが発覚したら、とにかく迅速に対応してから謝罪を伝えることが正解です。

 

例えば、資料の送付を忘れていたら「まず謝らなければ!」と謝罪を優先してしまい、資料の送付を忘れてしまうことがありますが、それでは逆効果です。まずは、謝罪相手に対する未完了の仕事を速やかに済ませたうえで謝罪をするようにします。

 

 

②問題の原因を明らかにしておく

 

ミスについて謝罪文を書くときは、なぜそのようなことが起こったのかを明らかにします。先方にしてみれば、ミスが起こったことはもちろんですが、「どうしてそのようなことが起こったのか?」が気になるからです。

 

ミスが起こったら、その原因や責任の所在を明らかにするようにしましょう。

 

 

③問題への対処策を伝える

 

問題の原因がわかったら、それに対して今後どのように対処するのかも謝罪文で伝えましょう。相手の「これからも同じことが続くのか?」といった不安を払拭することが大切です。

 

 

3. 謝罪フレーズは使い分けがポイント

 

 

謝罪フレーズは、ミスの度合いに応じて使い分けることも重要です。重大なミスなのに軽い謝罪の言葉を使うと「反省していないのか」と思われる可能性があるので気をつけましょう。

 

 

<軽めの謝罪フレーズ例>

 

  • 申しわけありません。
  • お詫びいたします。
  • 失礼しました。

 

 

<中程度の謝罪フレーズ例>

 

  • 大変失礼いたしました。
  • 謹んでお詫び申し上げます。
  • ご迷惑をお掛けいたしました。

 

 

<重い謝罪フレーズ例>

 

  • 謹んでお詫び申し上げます。
  • 弁解のしようもございません。
  • 心より謝罪いたします。

 

 

4.社外向けの謝罪文の具体例

 

 

それではビジネスマナーを押さえた具体的な謝罪文例を、メールの場合と手紙の場合に分けて紹介します。

 

 

①メールで送る場合の謝罪文例

 

メールで謝罪文を送るときに気をつけたいビジネスマナーは、何についての謝罪メールなのかを件名で明らかにすることです。ただでさえ迷惑をかけた相手に、何のメールなのかがひと目で分からないような、「株式会社○○の○○です」といった件名で送ることは避けましょう。

 

本文は、まず謝罪を先に書き、現在の状況、そして反省の流れで書き進めるようにしてください。

 

メールで送る場合の謝罪文例
件名:○○についてのお詫び

○○株式会社
○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

○月○日にご依頼いただいておりました部品の発送が、私の不手際により遅れましたこと、誠に申し訳ございませんでした。○○様に大変なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

部品につきましては、本日速達にてお送りしており、明日午前中に到着する予定でございます。念のため伝票番号もお伝えさせていただきます。
伝票番号:XXX-XXXX-XXXX-XXXX

今後このようなことが起こらぬよう、十分に留意いたしますので、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

 

 

②手紙で送る場合の謝罪文例

 

手紙で謝罪文を送る場合には、ビジネスレターの形式をきちんと守り、以下のように記載します。

 

 

手紙で送る場合の謝罪文例
令和○年○月○日

○○株式会社
○○様

株式会社○○
(住所)
(電話番号)
○○○○(氏名)
謹啓

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

先日は○○の納品のお品に取り違いがございましたこと、誠に申し訳ございませんでした。

当方で原因を調査いたしましたところ、お取引数を入力する際に、誤った商品の箇所に入力してしまったことが判明いたしました。

今後こうしたミスが発生しないよう、通常お取引のない商品に関しましては表示されないようにシステムを変更いたしました。今後も細心の注意を払って作業を行うよう、従業員にも周知いたしましたので、何卒ご容赦のほどお願いいたします。

この度は多大なるご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てを頂けますよう、伏してお願いいたします。

敬白

手紙での謝罪文のポイントは、時候の挨拶を省くことです。お詫びを申し伝えることを最優先にし、場合によっては電話やメールで謝罪済みであってもできるだけ早く手紙を送るようにしましょう。

5.まとめ 

ミスが起こったときには、まず迅速にミスに対応してから急ぎ電話などで謝罪し、そのあとメールや手紙で謝意をしっかり伝えましょう。

謝罪文では、謝罪と同時に原因と今後の対処策もあわせて相手に伝え、今後同様のミスが起こらないとの安心感を与えることが大切です。

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