謝罪文を出すときにはビジネスマナーを厳守！謝罪文の例文紹介

どれだけ気をつけて仕事をしていても、ミスは発生します。ミスを起こしてしまったときに迅速に対応し、謝罪するのがビジネスマナーです。

今回は相手に謝罪文を送るときに気をつけたいポイントと、謝罪文例を紹介します。

１．ミスがあったときには謝罪文を出すのがビジネスマナー

仕事でミスがあったとき、速やかに謝罪することはビジネスマナーのひとつです。まずは電話で直接謝罪し、場合によっては直接訪問したうえでお詫びを申し伝える必要があります。

しかし、相手が遠方にいる場合など、直接お詫びできないこともあるでしょう。またミスが発覚した時間帯や曜日などによって、電話でお詫びを伝えられないこともあります。

そのような時には、迅速に謝罪文を出すようにしてください。メールができるならまずメールで送り、追って手紙を送るとより丁寧です。

２． 謝罪文を書くときに気をつけるポイント

謝罪文を書くときに気をつけたいポイントを3つ紹介します。

①ミスが発覚したらまずは迅速に対応してから謝罪する

ミスが発覚したら、とにかく迅速に対応してから謝罪を伝えることが正解です。

例えば、資料の送付を忘れていたら「まず謝らなければ！」と謝罪を優先してしまい、資料の送付を忘れてしまうことがありますが、それでは逆効果です。まずは、謝罪相手に対する未完了の仕事を速やかに済ませたうえで謝罪をするようにします。

②問題の原因を明らかにしておく

ミスについて謝罪文を書くときは、なぜそのようなことが起こったのかを明らかにします。先方にしてみれば、ミスが起こったことはもちろんですが、「どうしてそのようなことが起こったのか？」が気になるからです。

ミスが起こったら、その原因や責任の所在を明らかにするようにしましょう。

③問題への対処策を伝える

問題の原因がわかったら、それに対して今後どのように対処するのかも謝罪文で伝えましょう。相手の「これからも同じことが続くのか？」といった不安を払拭することが大切です。

３． 謝罪フレーズは使い分けがポイント

謝罪フレーズは、ミスの度合いに応じて使い分けることも重要です。重大なミスなのに軽い謝罪の言葉を使うと「反省していないのか」と思われる可能性があるので気をつけましょう。

＜軽めの謝罪フレーズ例＞

• 申しわけありません。
• お詫びいたします。
• 失礼しました。

＜中程度の謝罪フレーズ例＞

• 大変失礼いたしました。
• 謹んでお詫び申し上げます。
• ご迷惑をお掛けいたしました。

＜重い謝罪フレーズ例＞

• 謹んでお詫び申し上げます。
• 弁解のしようもございません。
• 心より謝罪いたします。

４．社外向けの謝罪文の具体例

それではビジネスマナーを押さえた具体的な謝罪文例を、メールの場合と手紙の場合に分けて紹介します。

①メールで送る場合の謝罪文例

メールで謝罪文を送るときに気をつけたいビジネスマナーは、何についての謝罪メールなのかを件名で明らかにすることです。ただでさえ迷惑をかけた相手に、何のメールなのかがひと目で分からないような、「株式会社○○の○○です」といった件名で送ることは避けましょう。

本文は、まず謝罪を先に書き、現在の状況、そして反省の流れで書き進めるようにしてください。

②手紙で送る場合の謝罪文例

手紙で謝罪文を送る場合には、ビジネスレターの形式をきちんと守り、以下のように記載します。