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転職活動で履歴書や職務経歴書をメールで送るときのマナーと注意点

ひと昔前まで、転職活動するときに必要な履歴書や職務経歴書は、郵送や持参があたりまえでしたが、最近では「まずはメールで」と言われることも多くなりました。

 

しかしメールで応募書類を送るとなると、件名や本文をどのように書けばよいのかわからず戸惑ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

この記事では、転職活動で履歴書や職務経歴書をメールで送るときの、マナーと注意点をご紹介します。

 

1.履歴書や職務経歴書を送るときのメールの書き方

 

転職活動で履歴書や職務経歴書を採用担当者に送るときには、メールが届いたときに誰からの何のメールなのかが、ひと目でわかるようにしておく必要があります。

 

メールを受け取る採用担当者は、毎日多くの応募者からのメールを受信しているため、メールの振り分けなどに手間取らないよう配慮するのもビジネスマナーのひとつです。

 

それではどのようにメールを書き進めていくとよいのか、確認しておきましょう。

 

.件名の書き方

 

メールの件名が「応募書類送付の件」「ご確認お願いします」などとなっていると、メールを開けるまで内容がわからず、採用担当者には不親切です。メールの件名は、採用担当者がメールを開封しなくても誰からの何のメールなのかがわかり、そのまま振り分けができるように、「メールの内容+名前」にしておくのをお勧めします。

 

件名の書き方例
「履歴書・職務経歴書ご送付の件/氏名×× ××」
「中途採用 ○○職応募の件/氏名×× ××」

 

.文面の書き方

 

メールの文面には、以下の5つの要素を含み、簡潔に書くことがポイントになります。

 

メールの5要素
1.宛先
2.氏名
3.要件
4.結び
5.署名
メールを書くときには、要素ごとに改行するなど、採用担当者が見やすく読みやすいレイアウトにすることも大切です。また宛先に記載する企業名は、株式会社を(株)などと省略せずにきちんと記載する、担当者の名前を間違えないようにするなど、基本的なミスをしないようしっかり意識してください。

.署名の書き方

 

最後に添える署名には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを1行ずつ改行して記載します。氏名にはカッコでふりがなを添えると丁寧です。

 

メールアドレスは、現在勤務している会社で使用しているメールアドレスではなく、プライベートで使用しているものを記載するようにしてください。

 

署名の書き方例
-------------------------------
氏名(ふりがな)
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
-------------------------------

 

2.履歴書や職務経歴書をメールで送るときの工夫

 

採用担当者に、履歴書や職務経歴書などの応募書類をメールに添付して送るときには、送られてきた書類を担当者が管理しやすいよう配慮したファイル名にしてください。

 

ファイル名の例
20200401_職務経歴書_氏名

 

また、ワードやエクセルで作成した履歴書や職務経歴書は、PDFにして送るのがマナーです。オフィスソフトは相手のバージョンが異なっていた場合、フォントやレイアウトが崩れて表示される可能性があるためです。またPDFにしておくことで、万一の改変を防ぐこともできます。

 

ワードやエクセルからPDFに変更する際にはパスワードを設定し、万一間違った宛先に送ってしまった場合でも、大切な個人情報が漏れないようにしておきます。パスワードを設定することで、セキュリティに対する意識の高さを採用担当者に伝わります。

 

なお設定したパスワードは、書類を添付したメールとは別に、後追いで送るのが常識です。添付資料を送付しているメールにパスワードを記載することの内容にしましょう。

 

編集渡辺
パスワードを後追いでメール送付するのは、一般企業では当たり前ルールとして定着しています。

 

3.履歴書や職務経歴書をメールで送るときの例文

 

メール本文の例
件名
中途採用 ○○職応募の件/氏名×× ××

メール本文

△△株式会社
採用ご担当者様

はじめてご連絡させていただきます。
××××と申します。

このたび◎◎にて、貴社の求人情報を拝見し、これまでの営業経験をぜひ活かしたいと考え、今回○○職に応募させていただきます。

本メールに履歴書と職務経歴書を添付しておりますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

なお、添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこのメールのあとに、別のメールにてお知らせいたしますので、あわせてご確認をお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、ぜひ面接の機会をいただけましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------------
××××(ふりがな)
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
-------------------------------

 

つづいて、後追いのパスワードメールです。

 

パスワードメール例
件名
【パスワード】中途採用 ○○職応募の件/氏名

文面
△△株式会社
採用ご担当者様

先ほど応募書類をお送りさせていただきました×× ××です。
添付ファイルに設定しておりますパスワードをお送りいたします。

パスワード:********

 

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

-------------------------------

××××(ふりがな)

郵便番号+住所

電話番号

メールアドレス

-------------------------------

4.まとめ

 

転職活動で履歴書や職務経歴書をメールで送付するときには、採用担当者がタイトルを見ただけで内容がわかるように配慮をしてください。

採用担当者(人事)は毎日膨大な量のメールが届きますので、タイトルだけで内容がわかるかは重要です。

 

メールの送信ボタンを押す前には、誤字や添付もれがないか、しっかり確認するようにしてください。

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