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転職での面接当日にドタキャンを伝える連絡方法と伝え方
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転職活動中に、面接の約束をしているにもかかわらず、やむを得ない理由で当日ドタキャンしなければならなくなったときには、どのように対応すればよいのでしょうか。

 

この記事では、転職活動で面接を当日キャンセルするときの対応の仕方をご紹介します。

 

1.面接を当日にキャンセルするときの連絡方法

 

転職活動をしているときに、面接をキャンセルするときには、担当者に前もって連絡をするのが社会人としてのマナーです。

 

しかし体調不良などさまざまな理由から、当日になってドタキャンしなければならないときもあるでしょう。そういった場合には、どのように連絡するのがよいのでしょうか。

 

当日キャンセルするときは電話で連絡しよう

 

もし面接当日に、どうしてもドタキャンする必要がある場合には、確実に相手に伝わるように電話で伝えましょう。

 

編集渡辺
人事は面接のために、面接官のスケジュール調整・会議室の予約をしています。キャンセルでも延期にしても、必ず当日面接に行けないことを伝えるのが大人の対応です。

 

中にはメールを送ればよいと考える方もいるようですが

人事はずっとメール画面を出し見ているわけではありません。

 

もし面接の時間までに伝わらなかった場合、人事、面接官・採用部署の上長陣など、多くの方に迷惑をかけてしまいます。キャンセルしなければならないとわかった時点で、早めに電話で「延期(リスケジュール)、キャンセル」の連絡を入れましょう。

 

もし企業が営業をしていない、深夜や早朝などの時間帯にキャンセルを決めたときには、営業が始まる時間を待って、落ち着いて話せる場所から電話をかけるようにしてください。

 

電話でのキャンセルの伝え方

 

転職の面接当日に電話でキャンセルを伝えるときには、慌てることなく以下の4つを伝えます。

・自分の名前
・面接の時間
・お詫びの言葉
・面接をキャンセルする理由

 

ドタキャンするときには、あれこれと言い訳を伝えたくなるものですが、どんな言い訳をしても当日行けないという事実は変わりません。簡潔に、しかし誠実に謝罪を伝え、キャンセルしたいと伝えるようにしてください。

 

編集渡辺
正直、当日来れないなんてよくある話です。そのため企業としてもさっさと見切りをつけたいので早く知りたいです。

 

もし担当者が席をはずしていて直接話せなかった場合には、電話に出た方に伝言をお願いしましょう。

 

本来は担当者に直接お伝えするべきですが、当日でのキャンセルの場合は少しでも早く伝えることが大切です。

 

2.面接のキャンセルと同時に選考辞退するとき

 

面接の当日にドタキャンするときにはさまざまな理由がありますが、もし他社から内定が出てそちらに行くことを決めた、あるいはよく考えたけれども条件が合わないなどで選考自体を辞退したい場合もあるでしょう。

 

そのようなときには、キャンセルの電話をするときに、理由をあいまいにぼかしたり、嘘をついたりすることなく正直に伝えることが大切です。

 

【他社から内定が出た場合の伝え方】

選考者
実は先ほど第一志望の企業から内定の連絡がございましたので、今回の面接を辞退させていただきます。辞退のご連絡が直前になってしまいご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

他社からの内定が理由である場合には、第一志望である他社への入社意思の固さを伝えることがポイントです。

【希望している条件と合わない場合の伝え方】

選考者
今回の面接ですが、希望している条件と合っておらず、変更も望めないようですので辞退させていただきます。今まで悩んでいましたので、辞退のご連絡が面接の当日になってしまい、大変申し訳ございません。

条件の不一致をキャンセルの理由にする場合には、変更が望めないなどの理由を伝え、さらに連絡が当日になってしまった理由も添えましょう。

なお、ドタキャンの理由を急な体調不良と嘘をついたり、もう少し考えたいなどとあいまいな理由にした場合、引き留められたり別の日への日程調整を勧められるケースが考えられます。

辞退の意思が固い場合には、引き留められないように、正直に理由を伝えるようにしてください。

 

3.面接のキャンセルと同時に日程調整をお願いするとき

 

辞退の意思もなく、志望度が高いにもかかわらず、やむを得ず当日ドタキャンせざるをえない場合には、キャンセルの理由を伝えると同時に、選考をこのまま進みたいと明確に伝える必要があります。

 

日程を再調整してくれるかどうかは企業の判断によりますが、キャンセルの連絡をしたときにそのまま再調整を検討してくれる場合に備え、スケジュールが確認できるようにしてから電話をかけるようにしましょう。

 

【面接の再調整をお願いしたい場合の伝え方】

選考者
本日の面接ですが、急な体調不良でお伺いできなくなりました。大変申し訳ございませんが、後日改めて面接の日程を設けていただくことは可能でしょうか。御社への入社を強く希望しており、ぜひご検討のうえ再調整をお願いいたします。

 

もし日程を調整してもらえた場合には、落ち着いてから担当者にお礼のメールを出すことを忘れないようにしましょう。

 

4.まとめ

 

本来転職活動で面接をキャンセルする場合には、遅くとも前日までには担当者に連絡を入れておくべきです。

 

もしやむを得ない理由で当日にドタキャンする場合には、面接自体を辞退する、日程の再調整をお願いするのどちらであるかに関わらず、できるだけ早い時間に連絡を入れるようにしてください。

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